Talvez tenha sido o senhor em seu dormitório na faculdade. Talvez sua mãe na mesa da cozinha. Ou talvez tenha sido uma vez, em uma aula que o senhor gostaria de não ter feito no ensino médio, chamada algo como “ciências da vida”, em que o professor (provavelmente um treinador) lhe ensinou coisas sobre finanças pessoais e lavanderia ou algo assim.
Em algum momento de sua vida, o senhor provavelmente equilibrou um talão de cheques ou viu alguém fazer isso. E não importa qual seja a sua geração, do Zoomer ao Boomer, incluindo aquela geração frequentemente esquecida e que as pessoas não conseguem parar de culpar por matar coisas que não prestavam, todos nós devemos nos fazer uma pergunta vital: Será que ainda precisamos equilibrar nossos talões de cheques? Tipo, honestamente. Qual é a pior coisa que pode acontecer?
O senhor ainda precisa fazer o balanço do seu talão de cheques?
No interesse de uma divulgação completa, quando lancei este artigo, eu ia apresentar o argumento mal informado e francamente falso de que todos ainda precisam equilibrar seus talões de cheques.
Isso é o que diz a maioria dos artigos que aparecem quando o senhor procura por “do you need to balance your checkbook anymore”. E eu bebi o Kool-Aid com sabor de Pepto Bismol por um tempo. Eu estava preparado para argumentar que o senhor deveria fazê-lo – embora eu tenha parado porque estava me causando uma úlcera. Eu ia dizer ao senhor que, de todas as maneiras que tentei controlar meu dinheiro, equilibrar minha conta com um registro de cheques uma vez por mês era a melhor, quando, sinceramente, não era.
Mas esses artigos e meu ângulo original para este artigo estão errados para um grupo de pessoas realmente grande e em contínuo crescimento.
Talvez o senhor seja uma delas. Isso depende de seus hábitos de gastos, preferências e se o senhor ainda passa cheques em papel regularmente. E “regularmente” é a palavra-chave nesse caso.
Se o senhor saca o talão de cheques com quase a mesma frequência com que a maioria das pessoas usa o cartão de débito – no supermercado para pagar as compras, na sua mesa para pagar as contas, no banco para sacar dinheiro – então pode parar de ler.
Apenas marque este artigo como favorito para quando o senhor finalmente abandonar o hábito.
Mas se o senhor está sendo refém dos usuários tardios e só tem um talão de cheques para pagar o aluguel ou simplesmente não usa mais cheques, provavelmente pode parar de fazer o balanço. Se o senhor “passa cheques” por meio de sua conta bancária on-line, provavelmente também pode deixar de fazê-lo.
O senhor não está deixando de fazer o check-in no seu banco, mas o balanço do seu talão de cheques é, muitas vezes, totalmente desnecessário se o senhor usar métodos de pagamento modernos. Para entender o motivo, é útil lembrar o que significa saldar um talão de cheques e por que o senhor faz isso.
O que é saldar um talão de cheques?
Para aqueles que precisam de uma atualização, equilibrar um talão de cheques é comparar as informações registradas no seu registro de cheques com as informações do seu extratos bancários para garantir que ambos digam a mesma coisa. O objetivo é triplo:
- Garantir que nem o banco nem o senhor (principalmente o senhor) cometeram erros de entrada ou de cálculo
- Para garantir que não houve transações fraudulentas ou erros do fornecedor
- Para garantir que o senhor saiba exatamente quanto dinheiro realmente tem para gastar em todos os momentos
Ao fazer transações, o senhor relaciona as datas, os valores, os números das transações ou dos cheques e os beneficiários em seu registro de cheques. Em seguida, o senhor subtrai o valor do total para manter um saldo corrente. Dessa forma, o senhor sempre sabe quanto pode gastar com segurança, mesmo que um cheque ainda não tenha sido compensado em sua conta.
Para fazer o balanço, o senhor compara o registro com o extrato bancário ou a conta bancária on-line, marcando os valores que confirmar. Talvez seja necessário voltar ao livro de cheques e refazer os cálculos se o senhor tiver errado alguma coisa.
Em seguida, o senhor precisa contabilizar tudo o que ainda não foi compensado – o que o banco não sabe. Se encontrar erros de sua parte, como transações que esqueceu de anotar ou números transpostos, o senhor deve corrigi-los em seu registro. Se os erros pertencerem ao banco, o senhor deve entrar em contato com o banco para corrigi-los.
Esse pode ser um processo longo e árduo para aqueles que fazem muitas transações por mês. Sem dúvida, é o suficiente para motivá-lo a usar dinheiro vivo ou, pelo menos, parar de usar cheques.
Modern Payment Methods & Your Bank Account Balance: Uma combinação perfeita
Qualquer método de pagamento que não use papel é praticamente instantâneo. Os que não são, como o cheques eletrônicos e pré-autorizações, geralmente levam apenas alguns dias para serem processados. E mesmo assim, o senhor pode vê-los pendentes em sua conta bancária rapidamente, geralmente dentro de algumas horas, se não imediatamente. Isso inclui os cheques eletrônicos que o senhor “passa” por meio de sua conta bancária on-line.
Como toda a transação ocorre on-line, todos os sistemas eletrônicos, como o banco, a processadora do cartão de débito e a rede ACH (a Câmara de Compensação Automatizada para cheques e cheques eletrônicos), pode se comunicar sobre transações totalmente eletrônicas desde o início. Como a primeira etapa do processamento de um cheque eletrônico é garantir que o senhor tenha os fundos, não é preciso esperar até que os detalhes do cheque sejam finalmente inseridos no sistema e aprovados.
Além disso, quando se trata de transações eletrônicas, as informações são inseridas no sistema uma única vez. A partir daí, são transferidas diretamente para a rede correta, em vez de serem redigitadas e introduzirem outro risco de erro. E não há escrita à mão envolvida, portanto, isso não é um problema.
Por isso, quando o senhor vê o número correto e o aprova, ele não deve mudar. Isso é verdade, quer o senhor mesmo digite o número ou pague o valor recomendado pelo fornecedor. O que o senhor vê é o que deve ser aprovado. Isso significa que essas transações eletrônicas têm uma taxa de erro muito menor do que os métodos antigos, como cheques em papel e dinheiro.
Isso não significa que os erros são impossíveis, mas provavelmente não serão culpa do banco. Provavelmente, ou o senhor ou o fornecedor cometeu um erro.
Cheques de papel versus o saldo de sua conta bancária: Uma batalha real
Os cheques em papel levam uma eternidade para serem compensados. O senhor pode ler sobre isso em detalhes no seção E-checks vs. cheques em papel do nosso artigo sobre como funcionam os cheques eletrônicos. Mas, resumindo, os cheques precisam passar pelo correio tradicional pelo menos duas vezes depois de serem enviados – e três vezes pelo correio se o cheque for enviado ao destinatário.
Isso significa que pode levar algumas semanas a partir do momento em que o cheque é emitido até que ele seja totalmente compensado pelo banco e o senhor possa confirmar que ninguém digitou os dados errados ou que um ser humano ou uma máquina leu mal o seu cheque ao longo do caminho. E isso se o senhor receber o dinheiro imediatamente.
Por esse motivo, o senhor precisa usar um registro de cheques e fazer o balanço pelo menos uma vez por mês. Essa é a única maneira de saber quanto dinheiro o senhor tem disponível para gastar. Sua conta on-line simplesmente não pode mostrar transações em papel que ela ainda não conhece – e que não conhecerá por mais uma semana ou mais.
Quão comuns são os erros bancários?
Existe um mito persistente de que os bancos cometem erros a torto e a direito. Pessoalmente, culpo o Monopoly. Se o senhor jogar com frequência suficiente, com certeza terá um erro do banco a seu favor. Ou talvez seja apenas porque ninguém quer admitir que cometeu um erro.
Seja qual for o caso, se o senhor vive com medo de que um erro do banco destrua suas finanças, há algumas coisas que deve saber.
Um talão de cheques equilibrado (provavelmente) não detectará um erro bancário
Erros bancários simplesmente não são tão comuns hoje em dia. Isso significa que a perspectiva (improvável) de detectar um erro bancário não é justificativa suficiente para que o senhor perca uma hora ou mais equilibrando seu talão de cheques todos os meses. E isso é verdade mesmo que o senhor use cheques em papel.
Fiz uma pesquisa informal com pessoas que conheço e ninguém, nem mesmo aqueles que saldavam talões de cheques nos dias de outrora, quando os cheques de papel eram a moda (oi, mamãe!), se lembra de o banco ter cometido um erro ao depositar ou descontar cheques.
Então, procurei números concretos sobre erros bancários. Não consegui encontrar nada recente, mas o que encontrei aponta para relativamente poucos erros por parte dos bancos. Por exemplo, MarketWatch informa que o Office of the Comptroller of the Currency, o órgão regulador dos bancos nacionais, recebeu apenas alguns milhares de relatórios de erros em 2006 e 2007, apesar de ter recebido mais de 25.000 reclamações.
A Relatório de 2014 do mesmo escritório observa que esse número aumentou para quase 100.000 reclamações totais em 2010, antes de cair para aproximadamente o dobro do valor de 2007 em 2013. Mas, novamente, essas são reclamações totais, não relatórios de erros. Se seguisse o mesmo padrão, o senhor estaria falando de cerca de 8.000 relatórios de erros em 2010 e 4.000 relatórios de erros em 2013. Isso não é um número tão grande de erros no grande esquema das coisas.
Os bancos são mais inteligentes do que o senhor pensa
Os erros bancários são raros porque há várias medidas de segurança, como o senhor verificar os números do caixa do banco e um humano verificar os números de qualquer software de leitura de cheques e vice-versa. Mesmo antes de isso ser possível, um segundo humano verificava o trabalho do primeiro antes que o senhor deixasse o prédio do banco.
Certa vez, depositei um cheque bastante grande no drive-thru do banco e pedi várias centenas de dólares em dinheiro. Contei o cheque antes de ir embora e o valor estava errado. Fiquei nervoso porque a caixa discutiria comigo, apesar de eu não ter saído, mas ela percebeu o erro porque também há uma proteção contra falhas para isso.
Portanto, erros bancários não são impossíveis. Eles são apenas improváveis e, quando acontecem, geralmente são fáceis de verificar. Mas eles também não são a principal razão para equilibrar seu talão de cheques. Saber quanto dinheiro o senhor tem para gastar é o principal. E o banco on-line é muito melhor do que o senhor para acompanhar isso – a menos que haja muitos cheques em papel envolvidos.
Vale a pena fazer o balanço do seu talão de cheques?
Veja. Equilibrar seu talão de cheques não é completamente inútil no século 21. É apenas quase inútil.
E há uma grande diferença entre quase inútil e totalmente inútil. A maior parte inútil é ligeiramente útil. Com tudo inútil, geralmente há apenas uma coisa que o senhor pode fazer. Vasculhar suas roupas e procurar trocados. O senhor espere. Isso é “The Princess Bride”. (Dê a si mesmo 20 pontos de bônus se o senhor reconheceu isso antes de eu dizer qualquer coisa).
O que quero dizer é que, para algumas pessoas, o equilíbrio traz benefícios, portanto, o senhor deve conhecer os prós e os contras antes de dar o salto.
Razões para equilibrar seu talão de cheques
O senhor pode obter muitos dos benefícios de saldar um talão de cheques de outra forma. Mas isso não significa que essa não seja a maneira preferida de algumas pessoas.
Os autores de cheques em papel podem controlar melhor o quanto podem gastar
Se o senhor usa cheques em papel, seu registro de cheques é o único lugar onde pode ver quanto dinheiro tem o tempo todo, pois pode levar até cinco dias para que um cheque seja compensado (e apareça em sua conta bancária on-line) depois que o destinatário o desconta.
Permite que o senhor faça uma auditoria minuciosa do seu registro de cheques
Equilibrar seu talão de cheques implica um mergulho profundo na sua conta bancária que pode ajudá-lo a encontrar erros no seu registro de cheques. Se o senhor ainda mantém um registro de cheques e confia no total, é importante que ele seja preciso. Mas seja honesto. O senhor está procurando seus próprios erros aqui.
O senhor pode verificar a precisão do banco
É improvável que o banco cometa um erro, mas isso pode acontecer.
Não me entenda mal. O maiores bancos são corporações, e não confio em nenhuma corporação nem que eu possa atirar em sua diretoria. Mas há maneiras muito mais fáceis e lucrativas para eles tirarem seu dinheiro do que um dólar aqui e ali de sua conta. Eles já o estão investindo e (na maioria das vezes) não compartilham os lucros.
Ajuda a detectar fraudes e erros de fornecedores
Equilibrar seu talão de cheques o ajudará a detectar transações fraudulentas e talvez até mesmo roubo de identidade. Também pode ajudar o senhor a ficar de olho nos fornecedores para garantir que não cometeram erros ou cobranças duplicadas – não que o balanço do talão de cheques seja a única maneira de detectar qualquer um dos dois.
Destaca as tarifas bancárias
O senhor se lembra de quando eu disse que há maneiras mais fáceis e lucrativas para os bancos pegarem seu dinheiro do que roubá-lo? As tarifas são uma dessas maneiras. É claro que o senhor verá as tarifas bancárias se prestar alguma atenção à sua conta. Mas equilibrar seu talão de cheques pode fazer com que o senhor as perceba por completo.
Ajuda o senhor a verificar novamente os pagamentos automáticos
A não ser que o senhor tenha uma vida meio encantada, é improvável que esqueça que precisa pagar a conta de gás mensalmente. No entanto, a verificação regular do extrato bancário garante que o senhor veja os pagamentos automáticos de menor valor, dos quais é fácil se esquecer, como assinaturas de serviços on-line que não usa há algum tempo.
Ou o senhor pode simplesmente manter um registro de todas as contas mensais que paga, independentemente do valor em dólares.
Ajuda a contabilizar as pré-autorizações
Comerciantes como postos de gasolina e hotéis nem sempre sabem qual será a cobrança final quando iniciarem uma transação. Portanto, eles usam pré-autorizações, que são transações nas quais uma empresa retém os fundos em sua conta.
A pré-autorização pode ser tão pequena quanto US$ 1 ou tão grande quanto a estimativa de quanto o senhor gastou. Por exemplo, se o senhor estiver solicitando a entrega de mantimentos, o serviço de entrega poderá reter em sua conta o valor dos produtos que constam em sua lista. Mas esse valor pode mudar posteriormente se a empresa fizer uma substituição durante o atendimento.
As pré-autorizações geralmente levam apenas alguns dias para serem liberadas, no máximo. Mas elas podem levar até oito dias para que o fornecedor tenha problemas. Isso só é um problema se o valor pré-autorizado estiver muito fora da realidade, como, por exemplo, uma retenção de US$ 1 para um tanque de gasolina de US$ 50. Mas se o senhor tiver muitos desses casos, não é muito diferente dos cheques.
O senhor pode esconder dinheiro de si mesmo
Quando eu estava na faculdade, minha mãe me ensinou a subtrair uma quantia específica de dinheiro, como US$ 100, da minha conta para garantir que eu não a gastasse, seja como poupança ou como um colchão para o caso de minha matemática estar errada na minha conta corrente. É claro que algumas contas modernas podem fazer algo semelhante para o senhor, ou o senhor pode simplesmente nunca gastar sua conta abaixo de um valor específico.
Razões para NÃO saldar seu talão de cheques
O maior motivo para não saldar seu talão de cheques é que existem maneiras mais fáceis de fazer quase todas as coisas que o senhor faz ao saldar seu talão de cheques. Alguns podem depender de o senhor ter uma conta corrente deste século. Mas se o senhor não tiver, há muitas outras maneiras de fazer isso. bancos on-line em que o senhor pode confiar.
Desde que o senhor tenha um desses e não use cheques em papel, há muitos motivos realmente bons para não equilibrar seu talão de cheques.
Consome muito tempo
Se o senhor tiver muitas transações, pode levar uma ou duas horas para auditá-las. Responda honestamente. O senhor já descobriu alguma coisa enquanto fazia o balanço do seu talão de cheques que fez valer a pena esse tempo – algo que não poderia ter descoberto de outra forma menos complicada graças à tecnologia moderna?
É estressante
Parei de fazer o balanço do meu talão de cheques porque isso me estressava por algo que, no final das contas, percebi que não era tão importante assim. Eu passava algumas horas conciliando meu talão de cheques apenas para perder três centavos por causa de um erro matemático bobo da quarta transação do mês que exigia refazer todas as minhas contas, que eu inevitavelmente fazia com caneta, porque é com ela que se preenche cheques, então tudo ficava sobrescrito e difícil de ler.
Será que eu deveria realmente me preocupar com três centavos em uma época em que minha conta bancária faz todo o trabalho pesado? Qual é a definição de insanidadenovamente?
Se o senhor não emite cheques em papel, já sabe o quanto pode gastar
Desde que o senhor não emita cheques em papel, o saldo de sua conta bancária é o mais preciso possível. O senhor não precisa se preocupar com transações esquecidas ou cálculos errados.
Ele contabiliza até mesmo os cheques eletrônicos pendentes. Pode haver pequenas inconsistências devido a pré-autorizações, mas elas geralmente são pequenas e provavelmente duram apenas alguns dias. E se o senhor nunca gastar seu saldo bancário abaixo de um valor específico, como US$ 100, normalmente também não precisa se preocupar com isso.
Se o senhor ainda tiver um cheque de aluguel, talvez tenha que prestar contas disso. Mas, fora isso, é bem simples. E se for absolutamente necessário enviar um cheque de aluguel porque o proprietário do imóvel não aceita outra coisa, veja se o seu banco pode fazer isso para o senhor.
Por exemplo, com o Wells Fargo, posso enviar um cheque em papel diretamente de minha conta on-line. Ele ainda leva até cinco dias para chegar ao destino, mas aparece na minha conta bancária imediatamente.
Seu banco detecta fraudes e erros de fornecedores mais rapidamente
Seu banco pode notificá-lo instantaneamente sobre qualquer tipo de transação. Se o senhor prestar atenção a essas notificações, poderá detectar erros de fornecedores, possivelmente poucos minutos após a transação, e também deter fraudadores e ladrões muito rapidamente. Parece realmente uma boa ideia procurar por essas coisas uma vez por mês?
Além disso, em algumas circunstâncias (os tipos podem depender do seu estado), há leis que exigem que o banco fique atento a transações suspeitas e o reembolse por fraudes. Se o banco estiver envolvido no jogo, é provável que informe o senhor sobre qualquer coisa que considere suspeita o mais rápido possível. Talvez até mesmo com uma falha.
Isso não acontece há algum tempo, provavelmente graças a algoritmos de segurança mais sofisticados, mas antigamente, o banco bloqueava minha conta no início do mês como um relógio. Minhas duas maiores contas, aluguel e eletricidade, venciam nos dias 1 e 2 do mês, e isso era “gasto incomum” em comparação com o resto do mês.
Depois de seis meses prometendo que fariam uma anotação em minha conta e nunca mais fariam isso, finalmente liguei para o meu fornecedor de eletricidade e implorei para trocar a data de vencimento.
O senhor pode usar a tecnologia para saber mais cedo sobre as tarifas bancárias
A maioria dos bancos permite que o senhor se inscreva para receber e-mails, mensagens de texto ou notificações push sempre que incorrer em uma taxa de cheque especial ou de depósito devolvido. E se tiver de pagar taxas mensais ou anuais para ter uma conta bancária, o senhor também pode verificar essas taxas com bastante facilidade.
Na verdade, seu registro de cheques pode induzi-lo ao erro se o senhor se esquecer de contabilizar as tarifas em seu saldo. E se o senhor estiver usando uma caixa registradora, provavelmente não está fazendo verificações on-line com frequência suficiente.
O senhor já pode acompanhar os pagamentos automáticos em tempo real
O senhor já está percebendo uma tendência? O senhor pode receber notificações push, mensagens de texto ou e-mails sobre pagamentos automáticos de serviços de assinatura e utilitários, seja do banco como uma notificação de transação ou diretamente do comerciante (ou ambos).
Seu banco pode ter recursos de orçamento incorporados
Muitas contas bancárias on-line têm recursos de orçamento que podem ser usados, mas eles nem sempre funcionam bem com um registro de cheques em papel. Por exemplo, elas podem permitir que o senhor economize dinheiro para metas específicas, colocando seu dinheiro em “baldes” ou “bolsos”. Mas, na verdade, todos eles estão na mesma conta.
Mesmo que sua conta bancária não o faça, aplicativos de terceiros como Mint têm recursos semelhantes. E esses podem ter recursos adicionais que fazem com que a manutenção de um registro de cheques em papel e o balanceamento necessário pareçam menos do que desejáveis.
O senhor deve saldar seu talão de cheques?
Se o senhor usa cheques em papel, é imprescindível usar um registro de cheques e fazer o balanço do talão de cheques. Por lei, as pessoas têm até seis meses (180 dias) para descontar um cheque em papel – sim, mesmo que o cheque diga “anulado após 90 dias”. Portanto, se o senhor não fizer o balanceamento, eles podem voltar para mordê-lo.
Até que ele passe pelo sistema, seu registro de cheques pode ser o único registro da transação. Mas se o senhor cometer erros e não os reconciliar, poderá causar muitos problemas no futuro, pois os erros se acumulam.
Dito isso, se o senhor emitir apenas um ou dois cheques por mês e esses cheques forem específicos para o mesmo valor todo mês, como o aluguel, provavelmente poderá passar sem isso. É muito fácil lembrar os valores de alguns cheques que o senhor passa todo mês e debitá-los mentalmente de qualquer total que possa ver on-line.
Mas se o senhor não quiser fazer o balanço, terá de ser disciplinado para não usar cheques para qualquer outra coisa. Esquecer-se de um cheque de aniversário ou de pagar um jantar ao seu amigo pode causar um saque a descoberto se ele levar algumas semanas para descontar o cheque e o senhor se esquecer. Francamente, o mesmo pode acontecer com o cheque do aluguel se o senhor esquecer de contabilizá-lo.
Mas se o senhor não usa cheques, não deve ter problemas. Isso não significa que o senhor não possa manter um registro de cheques e equilibrar seu talão de cheques, se quiser fazer isso. Isso também não significa que não seja uma ideia melhor para o senhor manter um com base em seu próprio temperamento. Mas há maneiras de contornar isso.
O que fazer em vez de fazer o balanço de sua conta bancária
Teste rápido: Em primeiro lugar, o senhor se lembra do propósito de equilibrar seu talão de cheques? Pensando nas finalidades e em como sua conta bancária on-line funciona, o senhor pode ver claramente que a maioria desses objetivos é discutível hoje em dia.
- De qualquer forma, o banco raramente comete erros.
- Se o senhor não está registrando transações, não cometeu nenhum erro de entrada ou de cálculo. E seu banco provavelmente também não cometeu.
- Se o senhor não estiver preenchendo cheques, seu banco geralmente pode lhe dizer quanto o senhor tem disponível para gastar a qualquer momento.
Portanto, o principal motivo para “equilibrar” qualquer coisa na era do banco on-line é garantir que não haja transações não autorizadas ou incorretas.
E o senhor pode fazer isso sem se sentar para fazer um monte de cálculos. Basta verificar sua conta periodicamente e seguir algumas etapas simples para garantir que nada passe despercebido.
1. Guarde todos os recibos
Em vez de anotar todas as transações, guarde todos os recibos, inclusive os recibos de transações de débito e depósitos ou saques em caixas eletrônicos.
Se o senhor tiver alguns cheques regulares, pode ser útil pedir aqueles que vêm com cópias carbono em vez de registros de cheques. Essas cópias em papel carbono podem servir como recibos para os cheques.
Aprendi a guardar recibos como um hábito enquanto trabalhava como freelancer, mas estaria mentindo se dissesse que fui tão consistente quanto deveria.
Para me motivar, baixei um aplicativo de digitalização de recibos que paga para o senhor fazer compras. O senhor pode escanear os recibos à medida que os examina e ganhar cartões-presente para fazer compras. Gosto do Fetch porque o senhor não precisa pré-selecionar ofertas, mas o Ibotta também é popular. Os doces cartões-presente da Amazon que ganho me motivam a guardar os recibos.
É melhor que o senhor tenha um lugar específico para guardá-los. Usei alguns métodos de cópia impressa. Comecei com o bolso para dinheiro em minha carteira, mas mudei para um local específico em minha casa onde posso simplesmente deixá-los quando entro. Ambos funcionaram bem. É apenas uma questão de saber o que o senhor fará de forma consistente.
O senhor também pode tirar uma foto com seu telefone e descartar a cópia impressa. O senhor pode usar um aplicativo dedicado (geralmente pago) de gerenciamento de recibos, como o Quickbooks ou Estilo ou apenas o aplicativo de câmera do seu telefone. Também sempre aproveito quando as empresas se oferecem para enviar o recibo por e-mail.
Se o senhor precisar deles também para o IRS, talvez seja melhor usar um aplicativo específico. Eles têm ferramentas e métodos organizacionais para garantir que o senhor atenda aos requisitos do IRS para cópias eletrônicas de recibos. Não confio em mim mesmo para fazer isso todas as vezes, mas se o senhor quiser, é obviamente um método superior.
Eu também costumava manter uma caneta e um bloco de notas na minha bolsa (recentemente mudei para o aplicativo Notes no meu telefone – veremos como isso vai funcionar) para anotar qualquer coisa específica que eu precisasse verificar. Por exemplo, posso fazer uma anotação e colocá-la junto com meus recibos se um vendedor passar meu cartão duas vezes para me lembrar de verificar se ele realmente não foi pago duas vezes.
2. Inscreva-se para receber notificações push ou textos
O seu banco pode notificá-lo por meio do smartphone sobre diferentes tipos de transações e taxas, dependendo de suas preferências pessoais. Se o senhor se inscrever para ser notificado de todos os débitos e taxas, poderá ver instantaneamente se algo que não autorizou foi feito. Isso é especialmente útil se o senhor perceber antes mesmo de sair da loja.
E se o senhor for bom em prestar atenção a essas informações e agir quando as vê (como verificar os valores das contas de serviços públicos), talvez possa parar por aqui.
3. Verifique suas contas
Se o senhor não estiver preenchendo cheques, suas contas estão sendo pagas de alguma forma. Mesmo que seja por meio de pagamento de contas on-line, o senhor deve verificar as contas em si para ter certeza de que os valores estão corretos.
É útil ter uma lista de todas as suas contas, o dia em que são pagas e o valor, caso sejam cobranças fixas, como um serviço de streaming. O ideal é verificar as que têm valores variáveis, como água e eletricidade, na semana anterior ao pagamento para garantir que o senhor concorda com o valor e na semana do pagamento para confirmar o valor.
Mas quem estamos enganando? Nenhum de nós vai fazer isso. Portanto, o senhor deve apenas verificar se a conta sai no valor correto e se não é cobrada duas vezes ou algo assim, o que aconteceu com a minha conta de água (e a de todos os outros moradores da cidade) uma vez.
O senhor também está procurando garantir que elas saiam. Consegui detectar o lapso de uma assinatura importante antes que fosse tarde demais porque notei que ela não saiu como esperado. Meu cartão de débito havia expirado recentemente e eu ainda não o havia atualizado.
4. Compare suas transações
Examine sua conta corrente on-line, comparando as transações que o senhor vê com os recibos, conforme necessário. Esse check-in não envolve toda a matemática ou o trabalho de balanço. O senhor não precisa anotar nada enquanto prossegue com sua vida e não precisa garantir que seus totais coincidam com os do banco até o último centavo.
É útil voltar até dois dias antes da última data em que o senhor verificou, a menos que o faça diariamente. Por exemplo, se o senhor verifica sua conta aos sábados, volte à quinta-feira anterior para ver se houve alguma transação nova.
Isso ajuda a detectar qualquer transação que tenha ficado para trás na última vez. Isso ocorre com transações eletrônicas que usam a rede ACH (como cheques eletrônicos) ou determinados tipos de transações com cartão de débito, como pré-autorizações.
Por exemplo, minhas transações do DoorDash e de alguns postos de gasolina geralmente levam de 24 a 48 horas para sair da pendência. Eu posso vê-las lá e não posso gastar o dinheiro, mas pode levar algum tempo para que sejam finalizadas.
A partir daí, faça uma transação de cada vez. Se vir alguma que não reconheça ou questione os valores, o senhor pode verificar os recibos. Quando terminar, descarte os recibos conforme necessário.
Por exemplo, guardo os recibos necessários para impostos ou comprovantes de compra, e o restante vai para o lixo. Pelo menos é o que se espera. (Repita comigo: Não preciso guardar aquele recibo do Chipotle de duas semanas atrás, a menos que seja uma despesa comercial ou que eu esteja processando a empresa por intoxicação alimentar).
5. Pesquise (somente) transações suspeitas
Se o senhor se deparar com alguma transação da qual não tenha recibo e não se lembre, pesquise-a conforme necessário. Para mim, geralmente são transações on-line, mais comumente Amazon ou DoorDash. Posso comparar os valores com os recibos no meu e-mail ou na minha conta da Amazon ou da DoorDash, se necessário.
Se o senhor se lembrar deles, provavelmente não há necessidade de pesquisá-los. Se os valores estivessem errados, o senhor teria notado quando fez o check-out, certo? Caso contrário, o senhor deve definitivamente prestar mais atenção. Essas coisas são mais fáceis de corrigir no momento. E o senhor se lembra do que dissemos sobre os erros bancários serem raros? Se houver uma discrepância, confie no banco até que o senhor tenha certeza de que não foi outra pessoa.
Se o senhor se deparar com uma transação da qual não guardou o recibo, seu curso de ação dependerá da transação. Se o senhor se lembrar dela ou não achar que é suspeita, siga em frente. O senhor tem coisas a fazer, cha-cha. Se for suspeito, o senhor precisa investigar.
A maioria das transações suspeitas com as quais já me deparei foram coisas que mais tarde consegui associar a um recibo ou pelo menos me lembrei de ter feito quando entendi o que era. Coisas como: “GO RAIBH MAITH AGAT MATHAIR…” Brincadeira. Isso é gaélico para “Obrigado, mãe”. Mas o fato de o senhor ter entendido o que eu quis dizer é o que importa.
Se o senhor tiver algum cheque a ser emitido em breve, agora é a hora de excluir mentalmente esse valor da sua conta corrente até que ele realmente chegue.
Acho que é melhor fazer isso semanalmente, embora o senhor possa definir sua própria programação. A razão pela qual o senhor fazia o balanço mensalmente no passado é porque era quando o banco enviava extratos em papel. Agora, o senhor pode acessar as informações de sua conta a qualquer momento, de um computador ou smartphone. O senhor poderia fazer isso diariamente, se quisesse.
Palavra final
Se o senhor ainda preenche cheques com frequência, equilibrar o talão de cheques simplesmente tem de continuar a fazer parte de sua vida. Se o senhor detesta essa parte do mês tanto quanto eu, isso deve ser motivação suficiente para acabar com o talão de cheques.
Mas estou começando a perceber que continuei fazendo isso porque todos diziam que eu deveria fazer, sem pensar se isso estava servindo a algum tipo de propósito. Para mim, simplesmente não está. Há outras maneiras de monitorar as coisas que preciso monitorar e que funcionam melhor para mim.
Mas se o balanceamento funciona para o senhor, mesmo que seja apenas para ter paz de espírito, e não o incomoda fazê-lo, faça-o.